Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego w 2024 roku

Najem można podzielić na subsydiowany i komercyjny. Pierwszy z nich dotyczy nieruchomości należących do państwa, które wynajmowane są na zasadach nierynkowych osobom o niskich dochodach czy trudnej sytuacji życiowej, np. w oparciu o umowę najmu lokalu socjalnego. Na najem komercyjny składają się natomiast najem instytucjonalny (kiedy właścicielem nieruchomości nie jest osoba prywatna) oraz najem prywatny (kiedy wynajmuje osoba prywatna, która nie prowadzi działalności). W niniejszym artykule skupimy się wyłącznie na najmie prywatnym.
 
Najem prywatny dotyczy dwóch rodzajów umów: umowy najmu (na potrzeby artykułu nazwijmy go najmem tradycyjnym) oraz umowy najmu okazjonalnego. Zanim przejdziemy do kwestii związanych z obowiązkiem zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego, opowiedzmy sobie po krótce, czym różnią się jego rodzaje. 

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA

Umowa najmu okazjonalnego a umowa najmu tradycyjnego – czym się różnią? 

Najem tradycyjny ma uproszczoną formę i może zostać zawarty w oparciu o standardową umowę najmu. Umowa najmu okazjonalnego musi mieć już formę aktu notarialnego oraz zawierać dwa kluczowe załączniki. W pierwszym z nich najemca wskazuje lokal, do którego może się wyprowadzić w przypadku zakończenia wygaśnięcia umowy, a w drugim właściciel tego lokalu wyraża na to zgodę. Dodajmy, że tradycyjną umowę najmu można podpisać na dowolny okres (oznaczony bądź nieoznaczony), podczas gdy umowę najmu okazjonalnego zawsze podpisuje się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.
 
W praktyce najem okazjonalny stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla właściciela nieruchomości, któremu łatwiej będzie usunąć lokatora łamiącego zapisy umowy. Jeśli więc jako wynajmujący chcesz maksymalnie zabezpieczyć swój interes, powinieneś udać się z umową najmu do notariusza.
 

Tabela 1. Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl (stan na: 14.02.2024 r.).

Czy musisz zgłosić wynajem w urzędzie skarbowym?

Opisaliśmy już sobie z grubsza dwa rodzaje najmu prywatnego. Czas więc wyjaśnić, czy przy którymś z ich istnieje obowiązek zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Czy muszę zgłosić najem tradycyjny do urzędu skarbowego? 

Tradycyjnej umowy najmu nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego. Pamiętaj jednak, że przychód z tytułu najmu jest opodatkowany, a obowiązek opłacania tej daniny nie ma nic wspólnego z koniecznością zgłoszenia umowy bądź jej brakiem.
 
Jako wynajmujący masz obowiązek comiesięcznego opłacania zaliczek na poczet podatku od najmu w wysokości 8,5%. Zaliczki powinieneś przelewać na konto urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania – powinieneś mieć w tym urzędzie swój indywidualny rachunek. Termin, jaki cię obowiązuje, to 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś przychód – w marcu płacisz za luty, w kwietniu za marzec, w maju za kwiecień, itd. Pamiętaj też, że wraz z końcem roku podatkowego masz obowiązek złożenia dodatkowej deklaracji PIT-28.

Czy muszę zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Jeśli podpisałeś z najemcą umowę najmu okazjonalnego, musisz zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego właściwego ze względu na twoje miejsce zamieszkania. Termin, jaki cię obowiązuje, to 14 dni. Co więcej, na żądanie najemcy właściciel musi mu też przedłożyć potwierdzenie takiego zgłoszenia.
 
Oczywiście, przy najmie okazjonalnym również masz obowiązek comiesięcznego opłacania podatku od najmu oraz na koniec roku wypełnienia dodatkowej deklaracji podatkowej. Zasady są tutaj identyczne jak w przypadku najmu tradycyjnego.

W jaki sposób powiadomić urząd skarbowy o wynajmie?

Przypomnijmy sobie podstawowe fakty: umowy najmu nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego, ale już umowę najmu okazjonalnego tak, w terminie 14 dni. Pamiętaj, że termin ten liczy się nie od podpisania umowy u notariusza, ale od przekazania najemcy lokalu. Przykładowo, umowę możesz podpisać 1 stycznia, ale jeśli zgodnie z jej zapisami, przekazanie mieszkania odbędzie się 1 lutego, najem okazjonalny musisz zgłosić do 15 lutego.
 
Przepisy mówią wyraźnie, że najem okazjonalny trzeba zgłosić w takim i takim terminie – tutaj nie ma żadnych wątpliwości. Nieco bardziej problematyczna jest już jednak sama procedura zgłoszenia. Ustawodawca nie określa bowiem konkretnego wzoru zgłoszenia ani nie precyzuje, czy do wniosku powinna być załączona kopia umowy najmu okazjonalnego. Przed formalnym zgłoszeniem powinieneś więc dopytać w swoim urzędzie skarbowym, co dokładnie zawrzeć w zgłoszeniu.

Można założyć, że taki wniosek powinien zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko najemcy;
• imię i nazwisko wynajmującego;
• dane osobowe i kontaktowe obu stron umowy najmu okazjonalnego;
• datę podpisania umowy najmu okazjonalnego;
• datę przekazania lokalu najemcy;
• adres lokalu będącego przedmiotem najmu okazjonalnego;
• ręczny podpis składającego wniosek.

 
Pamiętaj, że nie ma obowiązku informowania urzędu skarbowego ani o wygaśnięciu umowy najmuj okazjonalnego, ani o jej rozwiązaniu przed czasem. Obowiązkowe jest tylko zgłoszenie zawarcia takiej umowy.

Jakie konsekwencje za niezgłoszenie wynajmu?

Przypomnijmy, że w przypadku najmu okazjonalnego, jako wynajmujący masz obowiązek: zgłosić w urzędzie skarbowym zawarcie umowy, opłacać składki oraz na koniec roku podatkowego złożyć PIT-28. Jeśli chodzi o najem tradycyjny, znika obowiązek zgłoszenia umowy, ale już nie dwa pozostałe.
 
Sam brak zgłoszenia najmu okazjonalnego, przy jednoczesnym opłacaniu składek podatkowych, nie powinien skutkować jakimiś karami finansowymi czy innymi sankcjami ze strony urzędu. Nie zgłaszając jednak takiej umowy tracisz te przywileje wynajmującego, jakie daje instytucja najmu okazjonalnego. W praktyce, twoja umowa niczym nie różni się od tradycyjnej umowy najmu, mimo iż dopełniłeś dodatkowych formalności i poniosłeś koszty notarialne.
 
W ramach uzupełnienia dodajmy, że niepłacenie podatków z tytułu najmu może grozić dużo poważniejszymi konsekwencjami, np. karami pieniężnymi w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. Warto więc płacić tę daninę, szczególnie że nie jest ona wysoka – 8,5% to ponad dwa razy mniej niż standardowe 18% podatku dochodowego.

Ile zapłacisz za ubezpieczenie wynajmowanej nieruchomości?

W przypadku wynajmu mieszkania możliwe jest wykupienie dla niego dwóch niezależnych polis. Jako właściciel mieszkania możesz objąć ochroną jego mury oraz elementy stałe, a jako najemca znajdujące się na jego obszarze ruchomości domowe. W obu przypadkach ubezpieczenie możesz poszerzyć o wybrane dodatki, np. OC w życiu prywatnym, Home Assistance, powódź czy stłuczenie przedmiotów szklanych.

Na konkretnym przykładzie sprawdziliśmy, ile zapłacisz za polisę jako właściciel mieszkania pod wynajem. Kalkulację przeprowadziliśmy dla 50-metrowego lokalu o wartości rynkowej 550 000 zł. Nasze obliczenia dotyczyły podstawowego wariantu polisy mieszkaniowej, czyli ochrony murów i elementów stałych od pożaru i innych zdarzeń losowych.

Minimalny koszt ubezpieczenia o podanych parametrach to 217 zł, maksymalny 544 zł. Wszystkie kwoty podane tu i w poniższej tabeli odnoszą się do rocznego okresu ochrony, a poszczególne oferty różnią się od siebie, głównie wariantem (All Risks oraz ubezpieczenie od ryzyk nazwanych) i wliczonymi w cenę dodatkami.
 

Wypowiedź eksperta

Jak widać, podstawowe ubezpieczenie wynajmowanego mieszkania jest relatywnie tanie. Za nieco ponad 200 zł możesz objąć podstawową ochroną majątek wart 550 000 zł. Jeśli poszerzysz zakres, np. o OC w życiu prywatnym, uzyskasz bardziej kompleksową ochronę, ale też zapłacisz więcej za polisę. Taki wydatek powinno się jednak traktować jako dodatkowe zabezpieczenie swojego interesu, jakim jest przecież najem. Do umowy najmu okazjonalnego i kaucji warto również dodać polisę mieszkaniową.

Ewelina Ratajczak, Specjalista ds. ubezpieczeń na życie i nieruchomości

Tabela 2. Źródło: rankomat.pl (stan na 14.02.2023 r.).

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA

O czym pamiętać przy zakupie ubezpieczenia?

Przed zakupem polisy mieszkaniowej musisz wnikliwie przeczytać Ogólne Warunki Ubezpieczenia (OWU), czyli oficjalny dokument opisujący szczegóły ubezpieczenia. Podczas lektury zwróć szczególną uwagę na następujące kwestie:

1. Podstawowy zakres ochrony i dostępne rozszerzenia.
2. Wyłączenia odpowiedzialności, czyli sytuacje, w których ubezpieczenie nie zadziała.
3. Limity odpowiedzialności, czyli dodatkowe ograniczenia wysokości odszkodowania mające miejsce w konkretnych sytuacjach lub tyczące się określonych rodzajów mienia.
4. Karencje, czyli czasowe wyłączenia odpowiedzialności dotyczące niektórych zdarzeń, np. powodzi.
5. Obowiązki ubezpieczonego.
6. Dodatkowe ograniczenia, np. franszyza integralna.
7. Definicje zdarzeń – w poszczególnych towarzystwach mogą się różnić.
8. Zawartość rozszerzeń dedykowanych lokatorom – np. jakie usługi zawiera pakiet Home Assistance.
9. Suma ubezpieczenia (SU) dla pakietu OC w życiu prywatnym oraz zakres obowiązywania.

Bardzo ważne jest też ustalenie prawidłowych sum ubezpieczenia (SU), czyli pułapów odszkodowania dla poszczególnych rodzajów mienia – powinny one jak najlepiej oddawać realną wartość twojego majątku. Rzecz jasna, istotna jest też cena polisy mieszkaniowej. Jeśli chcesz zaoszczędzić na ubezpieczeniu, najlepszym sposobem będzie porównanie jak największej liczby konkurencyjnych ofert.

Gdzie znajdziesz dobre i niedrogie ubezpieczenie?

Zarówno właściciel mieszkania, jak i najemca, mogą kupić polisę mieszkaniową online, np. za pomocą kalkulatora ubezpieczeń. W ten sposób możesz samodzielnie ustalić zakres ochrony, dobierając do podstawy wybrane rozszerzenia, wybrać sumy ubezpieczenia oraz wariant polisy (ubezpieczenie od ryzyk nazwanych lub od ryzyk wszystkich). Wprowadzenie danych niezbędnych do przeprowadzenia kalkulacji zajmie ci dosłownie kilka minut, a kiedy już znajdziesz w kalkulatorze ofertę spełniającą twoje oczekiwania, będziesz mógł od razu ją zakupić i objąć swoją nieruchomość ochroną nawet od następnego dnia.

Kalkulator ubezpieczeń to nie tylko narzędzie pozwalające szybko kupić polisę, a także zaoszczędzić na ubezpieczeniu nawet kilkaset złotych w skali roku. Musisz wiedzieć, że niemal identyczny produkt ubezpieczeniowy w każdym towarzystwie ma inną cenę. Najprostszym i najszybszym sposobem na zaoszczędzenie jest porównanie ze sobą większej liczby ofert i właśnie w tym niezastąpiony jest kalkulator. 
 

SPRAWDŹ CENY UBEZPIECZENIA