Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to popularna i wygodna forma prowadzenia firmy, do uruchomienia której nie trzeba mieć żadnego kapitału początkowego. Jeśli obszar Twojej pracy wymaga wykorzystywania samochodu, musisz pamiętać, że jego rejestracja przebiega inaczej niż w przypadku spółek akcyjnych czy spółek z.o.o.

Samozatrudniona osoba nie tylko rejestruje auto na innych zasadach, ale także w odmienny sposób rozlicza związane z wykorzystywaniem go w celach służbowych wydatki. Tymczasem wprowadzenie pojazdu do formy może okazać się korzystne, zarówno jeśli chodzi o rozliczanie podatku VAT jak i PIT-ów.

Podpowiadamy, jak wygląda proces rejestracji samochodu w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma samozatrudnienia. Firmę jednoosobową założyć mogą wyłącznie osoby fizyczne, które stają się tym samym jej pracownikiem i właścicielem. Jedna osoba otworzyć może tylko jedną działalność (nie można posiadać więcej niż jednego wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jedną z największych zalet samozatrudnienia w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej jest fakt, że do jej otwarcia nie jest wymagany żaden kapitał początkowy. Każda osoba decydująca się na prowadzenie firmy jednoosobowej, otrzymuje własny numer NIP oraz REGON, a także staje się samodzielnym płatnikiem w ZUS.

Czy osoba samozatrudniona może wziąć samochód na firmę?

Zgodnie z prawem samozatrudnienie wiąże się z brakiem osobowości prawnej przedsiębiorcy. Jednoznacznie wyklucza to możliwość rejestracji samochodu na firmę przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Aby pojazd służbowy mógł zostać legalnie zarejestrowany na firmę, jego właściciel musi posiadać osobowość prawną (spółka akcyjna lub spółka z.o.o.). Jakie masz zatem możliwości jako osoba samozatrudniona? Pozostaje Ci zarejestrować samochód na własne dane osobowe jako osoby fizycznej.

Oznacza to, że wciąż możesz rozliczać koszty eksploatacyjne wynikające z użytkowania pojazdu takie jak np.:

• zakup ubezpieczenia OC,
• naprawy w warsztacie,
• zakup paliwa.

Kiedy można uznać samochód za środek trwały w firmie?

Kiedy zarejestrowany samochód może być pojazdem firmowy, uznanym za środek trwały?

1. Kiedy jego przeznaczenie jest bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością (lub gdy ma być oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, albo leasingu).
2. Kiedy zakładany i deklarowany okres jego użytkowania to min. 1 rok.
3. Kiedy jest nabyty (lub wytworzony) we własnym zakresie przez właściciela.
4. Kiedy jest sprawny i zdatny do użytku w dniu wprowadzenia go do firmy.

Jaki dowód zakupu będzie potrzebny?

Aby zarejestrowane na przedsiębiorcę auto mogło zostać wprowadzone do działalności jako środek trwały, właściciel pojazdu powinien przedstawić także dowód zakupu. W przypadku działalności jednoosobowych, taki dokument może zostać wystawiony na osobę prywatną, a nie na firmę. 

• umowa kupna-sprzedaży - W przypadku zakupu samochodu od osoby fizycznej,
• faktura VAT - Gdy pojazd zakupiono od firmy będącej czynnym podatnikiem VAT,
• faktura VAT marża - Gdy firma sprzedająca jest czynnym podatnikiem VAT i sprzedaje pojazdy z używane,
• faktura bez VAT - Jeśli sprzedająca firma nie podlega opodatkowaniu VAT.

Jak zarejestrować samochód na jednoosobową działalność gospodarczą?

W związku z tym, że auto w jednoosobowej działalności gospodarczej może być zarejestrowane na osobę, a nie na firmę, proces jego rejestracji nie odbiega od tego tradycyjnego. Aby dokonać rejestracji pojazdu, należy udać się do odpowiedniego dla miejsca zamieszkania wydziału komunikacji, a następnie wypełnić i złożyć tam wszelkie niezbędne dokumenty. Co będzie potrzebne?

Przede wszystkim wniosek o rejestrację. Można go pobrać bezpośrednio ze strony urzędu. Powinien on zawierać między innymi takie dane jak:

• dane osobowe samozatrudnionej osoby,
• numer PESEL lub REGON,
• typ, rodzaj i markę pojazdu,
• opis przeznaczenia pojazdu,
• rok produkcji auta,
• pojemność silnika,
• numer VIN,
• numer karty pojazdu (jeśli była wydana).

Zobacz więcej: Rejestracja samochodu 2024 - jakie koszty, dokumenty, wniosek?

Do wnioskudołączyć trzeba również:

• dowód osobisty właściciela pojazdu,
• potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia OC,
• dotychczasowe tablice rejestracyjne,
• dotychczasowy dowód rejestracyjny pojazdu oraz ważne badanie techniczne,
• dowód własności pojazdu, czyli umową kupna lub fakturę,
• kartę pojazdu (jeśli taką wydano),
• potwierdzenie wniesienie opłat administracyjnych.

Jeszcze inaczej wygląda lista wymaganych dokumentów, jeżeli samochód został sprowadzony z zagranicy. Wówczas do wniosku o rejestrację auta należy dołączyć:

• umowę kupna-sprzedaży przetłumaczoną na język polski,
• kartę pojazdu i jego dowód rejestracyjny,
• aktualne badania techniczne pojazdu,
• dowód opłaty podatku akcyzowego,
• potwierdzenie wyrejestrowania pojazdu w kraju, w którym był on zarejestrowany ostatnio,
• zagraniczne tablice rejestracyjne,
• dowód odprawy celnej (dla aut sprowadzonych z kraju spoza Unii Europejskiej).

Ile kosztuje rejestracja auta przy jednoosobowej działalności gospodarczej?

Zanim złożymy wniosek o rejestrację samochodu na siebie, konieczne będzie uregulowanie niezbędnych opłat. Całkowity koszt rejestracji auta kupionego w Polsce to 180,50 złotych. W skład tego wchodzą między innymi:

• wydanie dowodu rejestracji,
• wydanie tablic rejestracyjnych,
• znaki legalizacyjne.

Warto również pamiętać, że cena rejestracji wzrośnie, i to aż o 1 000 złotych, jeśli zamiast standardowych tablic rejestracyjnych wybierzemy te indywidualne.

Ile jest czasu na rejestrację samochodu po zakupie?

W przypadku nowego samochodu z salonu jego pierwszą rejestrację należy przeprowadzić jeszcze przed pierwszą jazdą (do tej czynności można nawet upoważnić dealera samochodowego). Z kolei na rejestrację używanego samochodu, którego stałeś się nowym właścicielem, masz maksymalnie 30 dni od daty transakcji.

Warto pamiętać, że jeszcze do końca 2023 roku obowiązkowe było jedynie zgłoszenie nabycia samochodu, bez konieczności przerejestrowywania go na siebie. Od 1 stycznia 2024 roku te przepisy uległy zmianie - powróciła obowiązkowa rejestracja auta, nawet gdy już widnieje ono w bazie CEPiK.

Osobny poradnik na ten temat przygotowaliśmy tutaj:

Przerejestrowanie samochodu - jak to zrobić i ile mamy czasu?

Jak ubezpieczyć samochód wykorzystywany w firmie?

Każdy samochód, niezależnie od tego, kto jest jego właścicielem, musi zostać objęty obowiązkową ochroną odpowiedzialności cywilnej (OC). Nie ma tutaj znaczenia, czy na co dzień z pojazdu korzysta właściciel działalności jako osoba fizyczna, czy jest jest on zarejestrowany na konkretną firmę.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej towarzystwa kierują się tymi samymi zasadami, co sprzedając polisy osobom prywatnym. Wysokość składki OC obliczana jest na podstawie danych dotyczących samego pojazdu, jak i jego właściciela/użytkownika. 

Co ubezpieczyciele najczęściej biorą pod uwagę, ustalając wysokość składki ubezpieczeniowej? W kwestii pojazdu interesują ich m.in.:

• marka,
• model,
• rok produkcji,
• rodzaj paliwa,
• liczba drzwi,
• pojemność silnika,
• cel użytkowania (prywatnych czy służbowych),
• obecny i deklarowany przebieg,
• kraj pochodzenia pojazdu wraz z datą pierwszej rejestracji,
• rodzaj zabezpieczeń antykradzieżowych.

Liczą się także informacje dotyczące kierowcy i jego historii. U agenta ubezpieczeń czy w formularzu kalkulatora OC online trzeba będzie podać:

• datę uzyskania prawa jazdy,
• wiek oraz płeć kierowcy,
• miejsce zamieszkania wraz z kodem pocztowym,
• wykonywany zawód,
• stan cywilny,
• liczbę posiadanych dzieci,
• ewentualne szkody komunikacyjne w przeszłości,
• planowane użytkowanie samochodu za granicą.

Tak długa lista zmiennych wpływa na duże wahania w cenie ubezpieczenia OC. Jeśli natomiast zdecydujesz się na rozszerzenie podstawowej ochrony o autocasco, assistance czy NNW, na koszty wpływać będzie także zakres tych polis. Szukając optymalnego rozwiązania, warto porównać oferty od więcej niż jednego zakładu ubezpieczeń. Taką możliwość daje właśnie internetowy kalkulator OC i AC.

Poza tym wybraną polisę kupisz bez wychodzenia z domu i szeregi formalności. A jeśli w na etapie wypełniania formularza, porównania cen czy transakcji pojawią się wątpliwości lub pytania - wciąż do Twojej dyspozycji pozostaje telefoniczna konsultacja z agentem.

Jakie koszty możesz odliczyć w ramach użytkowania pojazdu w firmie?

Już wiesz, że brak danych firmy w dowodzie rejestracyjnym pojazdu nie stanowi przeszkody w rozliczaniu wydatków związanych z jego użytkowaniem. Co konkretnie możesz odliczyć w ramach kosztów firmowych?

Odliczanie podatku VAT

Odliczenie podatku VAT w związku z zakupem samochodu do użytku w firmie jest możliwe pod jednym warunkiem. Obie strony transakcji powinny być czynnymi płatnikami VAT, a waga pojazdu nie przekracza 3,5 tony. Jeżeli właściciel auta nie jest "watowcem", nie może odliczać od podatku żadnych kosztów związanych z autem.

Odliczenie PIT

Osoby wykorzystujące samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą ująć w kosztach podatkowych wszelkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu, jak choćby:

• ubezpieczenie OC,
• paliwo,
• obowiązkowe przeglądy i naprawy,
• zakup części.

W takim przypadku możesz wpisać w koszty 20% wartości wydatków eksploatacyjnych. Warto pamiętać, że 1 stycznia 2019 roku zniesiony został obowiązek prowadzenia kilometrówki do rozliczeń dla celów PIT.

Czytaj więcej: Ubezpieczenie samochodu firmowego.

Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności? Zacznij od zadbania o ubezpieczenie OC i wypełnij wniosek o rejestrację pojazdu. Skompletuj wszystkie wymagane dokumenty oraz ureguluj opłaty. Potem wystarczy już złożyć wniosek w swoim wydziale komunikacji i czekać na właściwy dowód rejestracyjny auta. Urzędnicy mają na to maksymalnie 30 dni kalendarzowych.