Kilometrówka 2024 – sprawdź nowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Niemal każdy przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej samochód. Czasem on sam, a czasem jego pracownicy realizują konkretne zadania w firmie z użyciem prywatnego auta. Kiedy użycie pojazdu do celów służbowych pokrywa pracodawca? Zależy to od całej listy czynników.

Prawo dopuszcza także możliwość odliczenia pełnej kwoty od podatku dochodowego i poniesionych kosztów, jednak w tym przypadku podstawą jest ewidencja przebiegu pojazdu. Wyjaśniamy, jak działa kilometrówka, ile wynoszą stawki określone przez ustawodawcę i jak ustala się zwrot kosztów w przypadku podróży służbowej.

Czym jest kilometrówka?

Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem samochodu osobowego, który wykorzystujesz do celów służbowych, np. wyjazdu na delegację czy dojazd na spotkanie z klientem. W każdym przypadku masz prawo do zwrotu kosztów używania do celów służbowych swojego auta od pracodawcy (rozliczenie kilometrówki).

Co do warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów, niezbędna jest w tym celu ewidencja przebiegu pojazdu skrupulatnie prowadzona przez pracodawcę. W specjalnym zestawieniu zapisuje się zrealizowane trasy z uwzględnieniem takich szczegółów, jak:

• pokonana odległość,
• cel wyjazdu,
• data podróży.

Wypłata środków następuje po złożeniu przez pracownika rozliczenia delegacji.

Co ważne, z obowiązku kilometrówki zwolnione są samochody ciężarowe - takie pojazdy co do zasady wykorzystywane są do celów służbowych, więc nie ma wątpliwości co do ewentualnych nadużyć w tym względzie. Przedsiębiorca nie musi w takim przypadku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, aby móc odliczyć poniesione koszty.

Za samochód ciężarowy (dla celów podatku VAT) co do zasady uważa się pojazd, którego masa całkowita przekracza 3,5 tony.

Kto musi prowadzić kilometrówkę?

Na mocy Ustawy z 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw w styczniu 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. Co to oznacza w praktyce?

Podatnik nie musi prowadzić dwóch osobnych ewidencji przebiegu pojazdu, ponieważ ta w celu rozliczenia podatku VAT zawiera już wszystkie niezbędne elementy ewidencji prowadzonej do tego czasu dla celów podatku PIT. W 2019 roku dzięki rozporządzeniu ministra infrastruktury wprowadzono stały limit wydatków związanych z wykorzystaniem samochodów prywatnych w ramach działalności gospodarczej.

Wynosi on 20% kosztów firmowych - chodzi np. zakup:

• paliwa,
• oleju,
• płynu do wycieraczek,
• ubezpieczenia OC, AC i NNW.

Zainteresuje Cię również: Ubezpieczenie samochodu firmowego

Ewidencja przebiegu pojazdu nie jest obowiązkiem, jeśli przedsiębiorca ponosi wydatki na rzecz pracowników, które rozliczane są w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Mowa tutaj o wydatkach związanych z wykorzystywaniem przez osoby zatrudnione własnych samochodów do celów firmowych, w koszt których nie wchodzą:

• jazdy zamiejscowe – wyjazd w celu odbycia podróży służbowej, których wysokość przekracza kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu,
• jazdy lokalne – których wysokość przekracza wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Stawki te regulują osobne przepisy. Ewidencja przebiegu pojazdów jest więc obowiązkowa dla samochodów używanych wyłącznie do celów służbowych, jeśli przedsiębiorca chce zaliczyć 100% kosztów związanych z ich eksploatacją jako wydatki firmowe.

Dotyczy to:

• samochodów, które są zaliczane do środków trwałych przedsiębiorstwa,
• samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy.

Kilometrówka 2024 - ile wynoszą stawki w tym roku?

W dniu 17 stycznia 2023 roku w życie weszło Rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które zmieniło obowiązujące od 2007 roku warunki i wprowadziło nowe stawki kilometrówki. W 2024 roku te kwoty nie ulegają zmianie. Obecnie dla poszczególnych pojazdów wynoszą one:

• 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3,
• 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
• 0,69 zł dla motocykla,
• 0,42 zł dla motoroweru.

Podane kwoty to maksymalne wartości, jakie może pokryć pracodawca za wykorzystanie pojazdów do celów służbowych. Jest to pierwsza zmiana stawka kilometrówki od 16 lat. Na tę decyzję w dużej mierze wpłynęła z pewnością inflacja i wzrastające koszty eksploatacji samochodów. Dużą część wydatków na auto stanowią koszty paliwa, które w ostatnim czasie mocno się wahały.

Od czego zależy wysokość kilometrówki pracownika?

Na wysokość zwrotu w ramach rozliczenia wykorzystania prywatnego pojazdu do pracy wpływają:

• liczba przejechanych kilometrów,
• rodzaj pojazdu,
• pojemność silnika.

Istnieje specjalny wzór, który pomaga w wyliczeniu adekwatnej kwoty.

Nowe stawki kilometrówki. Jak wyliczyć jej wysokość?

Aby prawidłowo rozliczyć koszty używania pojazdów prywatnych do celów służbowych, należy pamiętać o kilku niezbędnych elementach w zależności od tego, kto wnioskuje o zwrot.

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracodawcy?

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów odliczenia 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem powinna uwzględniać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Dodatkowo należy uwzględnić w niej wpis osoby kierującej pojazdem z rozróżnieniem na każde użycie do celów służbowych, a więc:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów na danej trasie,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jakie informacje powinna zawierać kilometrówka pracownika?

Ustawa o PIT określa podstawowe, jakie musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracowników. Chodzi o:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• opis trasy (skąd i dokąd),
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wzór wyliczenia kilometrówki

Procedura dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów jest dość prosta. W tym celu należy pomnożyć liczbę faktycznie przejechanych kilometrów w danym okresie (miesiąc) przez stawkę za kilometr odpowiednią dla konkretnego pojazdu.

Równanie prezentuje się zatem następująco:

kwota zwrotu = liczba przejechanych kilometrów*stawka za 1 km przebiegu prywatnego samochodu

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Jeśli chodzi o rozliczenie kosztów używania do celów służbowych własnego samochodu, pracownik nie musi przedstawiać pracodawcy konkretnej dokumentacji potwierdzającej wyjazd, jak faktura za paliwo czy usługa serwisowa. Okazuje się, więc że rodzaj poniesionych wydatków na auto w danym okresie nie ma większego znaczenia. Pracownik otrzymuje zwrot kosztów w postaci ryczałtu wynikającego z wyliczenia kilometrówki.

W praktyce kilometrówkę można rozliczać m.in. za paliwo, usługi serwisowe (np. w przypadku awarii w trasie) czy części zamienne pojazdu.

Kilometrówka 2024 według indywidualnych stawek w firmie – czy to możliwe?

Przedsiębiorstwo może ustalić wyższe stawki za kilometr przebiegu pojazdu niż te określone przez prawo. Takie działanie będzie miało jednak swoje skutki podatkowe i w ramach ubezpieczeń społecznych.

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury precyzuje, że pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom kilometrówkę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, jako koszt uzyskania przychodu może uwzględnić jedynie tyle, ile wynosi stawka wskazana w tym akcie. Każdą nadwyżkę wypłaconą nad tę kwotę będzie musiał opodatkować – podatkiem PIT lub CIT. W praktyce zapłaci ze swojego zysku netto.