Amortyzacja samochodu osobowego w firmie - na czym polega?

Jeśli prowadzisz firmę i w ewidencji środków trwałych widnieje samochód, masz prawo do odpisów amortyzacyjnych. Wydatki poniesione w związku z jego zakupem czy eksploatacją możesz zatem wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej, a w efekcie - z tytułu amortyzacji zaoszczędzisz miesięcznie na podatku dochodowym. 

Wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy od rodzaju środka trwałego i w skali roku może wynieść łącznie od 20 do nawet 40%. Zobacz, kiedy możesz uwzględnić pojazd w kosztach firmy, jak to zrobić prawidłowo i ile wynoszą stawki amortyzacyjne.

Czym jest amortyzacja środków trwałych firmy?

Omówienie kwestii odpisów amortyzacyjnych warto zacząć od krótkiego wprowadzenia w zakresie podstawowych pojęć.

Amortyzacja to proces stopniowego odliczania wartości początkowej środka trwałego, w naszym przypadku jest to samochód firmowy, w celu rozłożenia kosztu poniesionego przez przedsiębiorcę w czasie, a nie jednorazowo w momencie zakupu.

W praktyce oznacza to, że koszty związane z zakupem samochodu nie obciążają budżetu firmy jednorazowo, ale są rozkładane na cały okres użytkowania pojazdu. Dzięki temu można lepiej zarządzać cash flow i planować budżet na przyszłość.

Przypomnijmy także, na czym dokładnie polega klasyfikacja środków trwałych firmy. Pojęcie to pojawiło się w drodze Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r., zastępując tym samym klasyfikację funkcjonującą dotychczas zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r.

Zgodnie z tymi zapisami klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) jest usystematyzowanym zbiorem obiektów majątku trwałego służącym m.in. do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych.

Samochód na stanie Twojej firmy może zostać wykorzystany w tej procedurze, o ile:

• korzystasz z samochodu osobowego w firmie przez co najmniej rok,
• samochód jest sprawny technicznie i nadaje się do użytku,
• jesteś oficjalnym właścicielem lub współwłaścicielem pojazdu,
• na bieżąco korzystasz z auta w ramach swojej działalności gospodarczej,
• nabyłeś samochodów we własnym zakresie.

Warunki amortyzacji, które musisz spełnić jako przedsiębiorca

Aby w ogóle myśleć o amortyzacji auta, należy sprostać kilku warunkom:

1. Samochód musi być formalnie zarejestrowany jako własność firmy i być wprowadzony do jej ewidencji środków trwałych.
2. Musisz spełnić warunki określone w przepisach prawa podatkowego. Przykładowo jeśli chodzi o samochody używane wartość początkową należy ustalić na kwotę proporcjonalną do posiadanego udziału we własności, bazując na cenie nabycia auta.
3. Musisz regularnie weryfikować, czy warunki eksploatacji pojazdu się nie zmieniły, ponieważ mogą one wpływać na wysokość odpisów amortyzacyjnych.

Limity amortyzacji auta w 2024 roku

Regularny odpis w ramach amortyzacji auta jest możliwy, jeśli jego wartość przekracza 10 000 zł. Czy w takim razie właściciele mniej wartościowych pojazdów są pozbawieni tej możliwości? Niekoniecznie! W takim przypadku interesuje Cię jednorazowa amortyzacja samochodu osobowego.

Limitów dotyczących tej materii jest jednak więcej. Początkowa wartość pojazdu wykorzystywanego w firmie nie może z kolei przekraczać:

• 150 000 zł dla samochodów spalinowych oraz hybrydowych,
• 225 000 zł dla samochodów elektrycznych.

To znów nie oznacza, że jako przedsiębiorca nie możesz kupić droższego modelu. W takiej sytuacji odpisy amortyzacyjne będą realizowane po prostu do tych kwot, bez uwzględnienia ewentualnej nadwyżki.

Metody amortyzacji samochodu w świetle przepisów

Jak już wspomniano, istnieje kilka metod amortyzacji, które można zastosować w zależności od specyfiki użytkowania samochodu i potrzeb firmy. Przyjrzymy się trzem głównym:

• liniowej,
• przyspieszonej,
• indywidualnej.

Każda z nich ma swoje zalety i wady, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jak działają i kiedy są najbardziej korzystne dla Ciebie jako przedsiębiorcy.

Amortyzacja liniowa - standardowy wybór

Amortyzacja liniowa to najpopularniejsza metoda i dotyczy samochodu osobowego nabywanego przez przedsiębiorstwo. Zgodnie z jej założeniem środek trwały ulega równomiernemu zużyciu przez cały okres użytkowania, który standardowo wynosi 5 lat.

Roczne odpisy amortyzacyjne są ustalane na poziomie 20% wartości początkowej samochodu, a maksymalny roczny koszt amortyzacji nie powinien przekraczać 10 000 zł.

Amortyzacja przyspieszona - dla intensywnie użytkowanych pojazdów

Przyspieszona amortyzacja samochodu osobowego jest metodą, która może być stosowana dla pojazdów eksploatowanych bardziej intensywnie niż przeciętne lub tych, które wymagają szczególnej sprawności technicznej.

To oznacza, że jeżeli Twój samochód jest intensywnie eksploatowany - na przykład jeździ na trzy zmiany lub jest wykorzystywany w trudnych warunkach terenowych - przyspieszona amortyzacja samochodu osobowego jest właśnie dla Ciebie.

W ramach przyspieszonej amortyzacji podstawową roczną stawkę amortyzacyjną można zwiększyć za pomocą współczynnika nieprzekraczającego 1,4, osiągając maksymalną stawkę 28%. Skrócony okres amortyzacji wynosi wtedy 3 lata i 7 miesięcy. 

Indywidualna amortyzacja samochodu używanego

Jeżeli posiadasz samochód używany, także możesz skorzystać z amortyzacji, ale zastosowanie mają tutaj nieco inne zasady. Musisz bowiem udowodnić, że pojazd był wcześniej eksploatowany przez inny podmiot przez co najmniej pół roku.

Jakie korzyści niesie indywidualna amortyzacja?

• odliczenie nawet 40% wartości początkowej pojazdu w ciągu roku,
• skrócenie okresu amortyzacji do 2,5 roku.

Jakie są natomiast jej warunki?

• okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy,
• roczna stawka amortyzacyjna nie może przekroczyć 40% wartości początkowej.

Jednorazowa amortyzacja samochodu - kiedy to możliwe?

Jednorazowa amortyzacja to opcja, która pozwala na natychmiastowe odliczenie wartości początkowej pojazdu, o ile spełnione są określone warunki. Jest to szczególnie korzystne w przypadku samochodów o niskiej wartości, ponieważ pozwala na szybkie odzyskanie poniesionych kosztów.

Jak powiedzieliśmy, jest to opcja dla właścicieli samochodów osobowych zakupionych za nie więcej niż 10 000 zł. Jeśli np. kupiłeś używane auto za 8 000 zł, możesz od razu rozliczyć całą kwotę, a nie rozkładać ją na kilka lat.

Optymalizacja kosztów dzięki amortyzacji samochodu osobowego

Amortyzacja samochodu osobowego ma bezpośredni wpływ na koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Odpisy amortyzacyjne są uwzględniane jako koszty w bilansie, co skutkuje obniżeniem zysku netto firmy. Dzięki temu możesz zredukować swoje zobowiązania podatkowe.

Wypowiedź eksperta

Warto jednak pamiętać, że istnieją pewne ograniczenia dotyczące optymalizacji kosztów poprzez stosowanie amortyzacji samochodu osobowego. Jeśli wartość Twojego samochodu przekracza 150 000 zł, odpisy amortyzacyjne nie mogą być uznawane za koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że nie możesz obniżyć swojego podatku dochodowego poprzez amortyzację samochodu o wysokiej wartości.

Kamil Sztandera, Specjalista ds. ubezpieczeń komunikacyjnych

Leasing kontra kupno auta - jak amortyzacja wpływa na decyzję?

Decyzja o leasingu czy zakupie samochodu firmowego często zależy od możliwości amortyzacji, która wpływa na koszty prowadzenia działalności. W przypadku leasingu odpisy amortyzacyjne mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, co obniża podatek dochodowy. Natomiast w przypadku zakupu firma może amortyzować wartość samochodu, co umożliwia stopniowe rozliczanie jej kosztu.

Różnice w kosztach amortyzacji w leasingu finansowym i operacyjnym to kolejny czynnik, który powinien być brany pod uwagę. W leasingu finansowym to leasingobiorca odpowiada za amortyzację, co może prowadzić do wyższych kosztów podatkowych. Natomiast w leasingu operacyjnym amortyzację dokonuje leasingodawca, z wymogiem minimalnego trzyletniego okresu, co wpływa na rozłożenie kosztów na dłużej.

Jak obliczyć amortyzację samochodu?

Amortyzacja auta dalej wydaje Ci się czarną magią? Powiedzieliśmy już, o czym musisz pamiętać, a teraz uporządkujemy te informacje, abyś zrobił to prawidłowo. Na początek:

1. Określ numer klasyfikacji środków trwałych firmy dla danego pojazdu (dla samochodów osobowych jest to oznaczenie 741).
2. Ustal wartość początkową samochodu. Możesz to zrobić na podstawie umowy kupna-sprzedaży, faktury VAT, umowy najmu, leasingu czy dowodu wpłaty.
3. Wprowadź auto do ewidencji środków trwałych firmy. Możesz to zrobić za pomocą oświadczenia o przekazaniu prywatnego mienia na cele działalności gospodarczej.

Obliczenie amortyzacji metodą liniową

Podstawowa roczna stawka amortyzacyjna wynosi obecnie 20%, a w przypadku metody liniowej okres amortyzacji wynosi 5 lat. Zobacz na przykładzie, ile wyniesie miesięczna stawka amortyzacyjna dla samochodu o wartości 80 000 zł. 

80 000 zł x 20% = 16 000 zł

16 000 zł/ 12 miesięcy = 1 333 zł

Obliczenie amortyzacji metodą przyspieszoną

W tym przypadku podstawowa stawka to również 20%, jednak okres amortyzacji wynosi 3 lata i 7 miesięcy. Przypomnijmy, że współczynnik zwiększający roczną stawkę wynosi nie więcej niż 1,4. Sprawdźmy, jak miesięcznie kształtuje się amortyzacja w tym trybie dla auta wartego 60 000 zł. 

(60 000 zł x 20%) x 1,4 = 16 800 zł

16 800 zł 12 miesięcy = 1 400 zł

Obliczenie amortyzacji indywidualnie

Pamiętajmy, że indywidualna roczna stawka amortyzacyjna to dla indywidualnych przypadków 40%. Okres amortyzacji pojazdu to 2 lata i 6 miesięcy. Amortyzacja pojazdu wartego przykładowo 100 000 zł kształtuje się następująco.

100 000 zł x 40% = 40 000 zł

40 000 zł 12 miesięcy = 3,333 zł

Czy można zamortyzować ubezpieczenie samochodu firmowego?

Dobra wiadomość jest taka, że zarówno ubezpieczenie auta, jak i koszty paliwa lub napraw technicznych można zaliczyć do kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Istnieją jednak w tym względzie pewne ograniczenia. 

W zakresie ubezpieczenia amortyzacja samochodu może obejmować:

• obowiązkowe OC,
• polisę NNW,
• polisę assistance,
• ubezpieczenie szyb,
• ubezpieczenie opon.

Bardziej złożona jest sprawa z ochroną autocasco. W całości można wliczyć ją w koszty, jeśli wartość pierwotna pojazdu nie przekracza wspomnianych już 150 000 zł. Jeśli auto jest warte więcej, ubezpieczenie samochodu możesz uwzględnić w amortyzacji w wysokości proporcjonalnej do tej kwoty.

Amortyzacja samochodu elektrycznego - co musisz wiedzieć?

Jak powiedzieliśmy, właściciele aut elektrycznych są traktowani na korzystniejszych warunkach w zakresie podatków. Maksymalna początkowa wartość pojazdu do zamortyzowania wynosi w tym przypadku 225 000 zł, a nie 150 000 zł. 

Nie można jednak zamortyzować jednorazowo pojazdu z napędem elektrycznym. Oznacza to, że niezależnie od wartości początkowej samochodu, nie możesz odliczyć całości wartości od razu, ale musisz rozłożyć ją na okres użytkowania samochodu.

Amortyzacja samochodu osobowego to kluczowy aspekt zarządzania finansami firmy, który pozwala na optymalizację kosztów i lepsze planowanie przyszłych wydatków. Wybór odpowiedniej metody, czy to liniowej, przyspieszonej, czy indywidualnej, zależy od specyfiki użytkowania samochodu i potrzeb firmy.