Najważniejsze formalności po śmierci bliskiej osoby

Przy dopełnianiu różnych urzędowych i formalnych spraw wynikających ze śmierci bliskiej osoby, musisz pamiętać o konkretnych krokach oraz zachowaniu ich kolejności. Brak niektórych dokumentów może sprawić, że cały proces znacznie wydłuży się w czasie. 

Formalności po śmierci bliskiej osoby w ośmiu krokach 

Przejście przez wszystkie formalności po utracie kogoś z najbliższych osób nie jest proste. Dopełnianie wszystkich urzędowych spraw wymaga, byś zachował w nich odpowiednią kolejność, przedstawił najważniejsze dokumenty oraz dopilnował terminów. Z tego powodu musisz odwiedzić kilka różnych miejsc oraz urzędów. 

Krok nr 1 – karta zgonu 

Karta zgonu jest to dokument wystawiany przez lekarza, lekarza pogotowia lub ratownika medycznego, który stwierdza zgon. W sytuacji, gdy osoba zmarła wcześniej przebywała w szpitalu lub innej placówce opiekuńczej, kartę zgonu wystawić może prowadzący zakład. Z kolei, gdy do śmierci doszło w wyniku wypadku lub istnieje podejrzenie, że do zgonu doszło w wyniku przestępstwa, wówczas dokument wystawiany jest przez odpowiednie służby. 

Karta zgonu zawiera informacje dotyczące osoby zmarłej. Powinny się w niej znaleźć: 

• imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, 
• data i miejsce urodzenia, 
• data zgonu, 
• płeć, 
• numer PESEL, 
• przyczyna zgonu, 
• miejsce zgonu, miejsce znalezienia zwłok, 
• określenie osoby stwierdzającej zgon. 

Krok nr 2 – Urząd Stanu Cywilnego  

Z kartą zgonu musisz udać się do Urzędu Stanu Cywilnego (USC), który uzupełnia kartę zgonu o dalsze informacje dotyczące miejsca zamieszkania zmarłego, wykształcenia oraz jego stanu cywilnego. USC na podstawie karty zgonu wystawia akt zgonu osoby zmarłej. Jest to dokument, który będzie ci potrzebny w dalszych formalnościach. 

Warto zaznaczyć, że na zgłoszenie śmierci w USC masz 3 dni od stwierdzenia zgonu. 

Akt zgonu możesz zgłosić bez względu na to, czy jesteś spokrewniony ze zmarłym. Zgłoszenia może dokonać: 

• małżonek lub dzieci osoby zmarłej, 
• najbliższe spokrewnione osoby oraz powinowaci, 
• osoby mieszkające w miejscu, w którym doszło do zgonu, 
• osoby, które były świadkami zgonu, 
• administrator budynku, w którym doszło do zgonu, 
• szpital lub placówka opiekuńcza, jeśli do zgonu doszło na ich terenie. 

Urząd po zgłoszeniu śmierci zmarłego powinien wystawić ci bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Każdy kolejny dokument wystawiany jest odpłatnie. Za odpis skrócony aktu zgonu pobierana jest opłata w wysokości 22 zł, z kolei za odpis zupełny zapłacić należy 33 zł.  

Czas oczekiwania na wystawienie dokumentu wynosi zazwyczaj nie dłużej niż 30 min. 

Krok nr 3 – zasiłek pogrzebowy 

W następnej kolejności powinieneś pamiętać o zasiłku pogrzebowym. Obecnie, tj. w 2023 r., takie świadczenie wynosi 4 000 zł.  

Warto wiedzieć, kto może ubiegać się o zasiłek. Należy on się osobie lub podmiotowi, który zajął się pochówkiem zmarłego. Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) są to: 

• członkowie rodziny, 
• pracodawca, 
• dom pomocy społecznej, 
• gmina, 
• powiat, 
• osoba prawna kościoła lub związku wyznaniowego, 
• osoba obca 

Na kwotę świadczenia nie ma wpływu wysokość kosztów pochówku. Bez względu na to, czy koszty będą przewyższać wysokość zasiłku, będzie on wynosił tyle samo. Jeśli koszty pochówku będziesz dzielił z inną osobą, wówczas ZUS wypłaci wam kwotę podzieloną proporcjonalnie do poniesionych kosztów pogrzebu. 

W celu otrzymania zasiłku pogrzebowego musisz złożyć wniosek o wypłatę świadczenia oraz dołączyć do niego akt zgonu osoby zmarłej, oryginały rachunków związanych z pochówkiem, odpis aktów stanu cywilnego twój oraz zmarłego oraz potwierdzenie płatnika składek o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnym oraz rentowym. 

Na złożenie wniosku masz 12 miesięcy od dnia zgonu osoby, której pochówku dokonałeś. Po upływie tego czasu dochodzi do przedawnienia roszczeń. 

Krok nr 4 – odprawa pośmiertna 

W sytuacji, gdy osoba zmarła była zatrudniona w oparciu o umowę o pracę, możesz ubiegać się o wypłatę pośmiertnej odprawy. Jest to świadczenie, które przysługuje członkom rodziny zmarłego i jest ono dzielone po równo każdej uprawnionej osobie.  

Kwota świadczenia wynosi wysokość: 

• jednomiesięcznego wynagrodzenia – przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat, 
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – przy zatrudnieniu wynoszącym 10 lat, 
• sześciomiesięcznego wynagrodzenia – przy zatrudnieniu wynoszącym 15 lat. 

Takie świadczenie po osobie zmarłej jest zwolnione z odprowadzania składek, ale potrącany jest podatek. W celu otrzymania odprawy musisz złożyć wniosek, do którego dołączyć musisz akt zgonu osoby zmarłej. 

Krok nr 5 – ZUS  

Kolejnym krokiem jest dopełnienie formalności związanych z uzyskaniem renty rodzinnej po zmarłym. Takie prawo możesz mieć, jeśli zmarłemu przysługiwało prawo lub spełniał warunki do otrzymania emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy.  

Do renty uprawnieni są: 

• dzieci osoby zmarłej – do czasu ukończenia 16 lub 25 lat, warunkiem otrzymywania świadczenia jest kontynuowanie nauki; tym dzieciom, które stały się całkowicie niezdolne do pracy przed ukończeniem 16 lub w trakcie trwania nauki przed 25 rokiem życia, 
• wdowa/wdowiec – zyskują prawo do otrzymywania renty w chwili, gdy w chwili zgonu współmałżonka mieli ukończone 50 lat lub byli niezdolni do pracy, jeśli do zgonu doszło wcześniej, a co najmniej jedno z dzieci kontynuuje naukę, wdowa lub wdowiec ma prawo do otrzymywania renty do chwili, gdy dziecko ukończy 18 rok życia, 
• rodzice osoby zmarłej – mogą otrzymać rentę po zmarłym, jeśli spełniają warunki takie same jak wdowa lub wdowiec oraz w sytuacji, gdy ich zmarłe dziecko w sposób znaczący przyczyniało się do ich utrzymywania. 

Renta rodzinna wynosi określony procent renty, która przysługiwałaby zmarłemu z tytułu niezdolności do pracy. W przypadku, gdy renta jest dzielona, otrzymać można: 

• 85% - dla jednej osoby uprawnionej, 
• 90% - dla dwóch osób uprawnionych, 
• 95% - dla trzech i więcej osób uprawnionych. 

W celu otrzymania renty rodzinnej należy zgłosić się do najbliższej placówki ZUS i złożyć wypełniony wniosek, którego wzór można znaleźć na stronie internetowej ZUS-u. Do wniosku należy dołączyć akt zgonu osoby zmarłej oraz odpisy aktów urodzenia oraz aktów stanu cywilnego, które stwierdzają stopień pokrewieństwa osób uprawnionych do otrzymania świadczenia. 

Krok nr 6 – pracodawca  

Pamiętaj również o tym, że z tytułu śmierci bliskiej osoby należy ci się urlop w pracy. Zgłoś się do swojego pracodawcy. Jeśli doszło do śmierci współmałżonka, dziecka, rodzica, macochy lub ojczyma – możesz otrzymać dwa dni wolne, z kolei w przypadku, gdy doszło do śmierci rodzeństwa, babci, dziadka lub osoby, która była pod twoją bezpośrednią opieką – możesz otrzymać jeden dzień wolnego.  

W tym celu powinieneś złożyć wniosek swojemu pracodawcy, jednak akt zgonu możesz przedstawić wyłącznie do wglądu i nie musisz przekazywać ani oryginału dokumentu, ani kopii. Dla pracodawcy ważne jest potwierdzenie zaistniałej sytuacji, jednak same dokumenty nie są do niczego potrzebne. 

U pracodawcy możesz również w dziale kadr i płac zgłosić śmierć bliskiej osoby, jeśli posiadasz polisę grupową i uwzględnia ona śmierć kogoś z twoich najbliższych.  

Krok nr 7 – spadek  

Po śmierci bliskiej osoby może należeć ci się spadek, który możesz przyjąć lub odrzucić. Masz na to 6 miesięcy od chwili, w której dowiedziałeś się o tytule powołania czyli dowiedzeniu się o śmierci zmarłego. Jest to ważny termin, szczególnie dla tych osób, które nie pozostawały w bliskich relacjach ze zmarłym mimo bliskiego pokrewieństwa.  

Oświadczenie dotyczące przyjęcia lub odrzucenia spadku dokonuje się przed sądem lub przed notariuszem.  

Krok nr 8 – ubezpieczenia, umowy, zobowiązania  

W sytuacji, gdy doszło do śmierci bliskiej ci osoby, musisz pamiętać o różnych zobowiązaniach finansowych zmarłego. Jeśli taka osoba posiadała ubezpieczenie na życie, należy zgłosić fakt zgonu ubezpieczycielowi – możesz wówczas otrzymać odszkodowanie z tytułu śmierci osoby ubezpieczonej. 

Pamiętaj również o tym, by sprawdzić wszystkie zobowiązania, jakie płacił zmarły przed swoją śmiercią. To może być rachunek za telefon, energię elektryczną, kredyt czy jeszcze inne zobowiązania. Wszędzie, gdzie zmarły posiadał jakieś zobowiązania i umowy, należy zgłosić śmierć, a w tym celu potrzebna może być kopia aktu zgonu zmarłego.  

Czy ubezpieczenie po zmarłym to część spadku? 

Ubezpieczenie na życie to umowa, która zapewnia wypłatę świadczenia po śmierci ubezpieczonego. Nie wiąże się ona z przyjęciem lub odrzuceniem spadku. Suma ubezpieczenia nie wchodzi zatem w część spadku. 

Musisz pamiętać o tym, że ubezpieczony w umowie powinien wskazać osoby uprawnione do otrzymania świadczenia (uposażonych). Mogą to być dowolnie wybrane osoby i nie muszą to być krewni. Oznacza to, że pomimo prawa do dziedziczenia po zmarłym, możesz nie otrzymać świadczenia z tytułu śmierci, jeśli w umowie wskazana została inna osoba. 

Kiedy możesz liczyć na świadczenie z polisy? 

Ubezpieczenie na życie wypłaca odszkodowanie z tytułu śmierci ubezpieczonego osobom, które zostały przez niego wskazane w umowie, w wyznaczonej części. Jeśli uposażeni nie zostali wymienieni w umowie, wówczas świadczenie wypłacone zostaje bliskim uprawnionym do dziedziczenia z zachowaniem ich kolejności. 

Musisz jednak pamiętać o tym, że świadczenie może nie zostać wypłacone. Kiedy taka sytuacja może mieć miejsce? Odszkodowanie nie zostanie zrealizowane, gdy doszło do zdarzenia, które zostało ujęte w umowie w punkcie o wyłączeniach odpowiedzialności lub podczas trwania karencji.  

Wyłączenie odpowiedzialności to określenie, które precyzuje w jakich okolicznościach ubezpieczyciel ma prawo odstąpić od umowy. Dotyczy to np. zgonu w wyniku samobójstwa przed upływem 2 lat od zakupu polisy. Świadczenie może również nie zostać wypłacone, gdy ubezpieczony zginął z powodu popełnienia czynu prawnie zabronionego. Wszystkie szczegóły dotyczące warunków wyłączenia odpowiedzialności opisane są w dokumencie OWU (Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia). 

Na wypłatę świadczenia wpływ ma również karencja. Jeśli np. do śmierci doszło w ciągu miesiąca od zakupu ubezpieczenia, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty pieniędzy. Karencja określa okres ochronny między zawarciem umowy, a rozpoczęciem pełnej ochrony w danym zakresie.  

Na odszkodowanie z polisy czekać możesz do 30 dni od chwili zgłoszenia tego faktu ubezpieczycielowi. Bardzo często firmy ubezpieczeniowe wypłacają środki wcześniej, jednak czas ten może się wydłużyć, jeśli nie dopełnisz ważnych formalności lub zapomnisz o dołączeniu jednego z dokumentów.