Czy można odzyskać pieniądze za wakacje z biura podróży?

Biura podróży w razie rezygnacji z wyjazdu nie zwracają całości wpłaconej kwoty – potrącają odpowiednie sumy z tytułu kosztów rezygnacji. Ich wysokość zależy od indywidualnych zapisów w umowie. Niezależnie jednak od powodu rezygnacji trzeba liczyć się z tym, że zwrot środków nie będzie obejmował całości wpłaconej na poczet wyjazdu kwoty. Wyjaśniamy, czy i jak możesz odzyskać pieniądze, gdy zdecydujesz się na rezygnację z udziału w imprezach turystycznych i powiązanych. Podpowiadamy też, czy wykupienie ubezpieczenia kosztów rezygnacji jest dobrym rozwiązaniem.

Czy można zrezygnować z wyjazdu bez powodu? 

Biura podróży każdorazowo dają swoim klientom swoim klientom możliwość rezygnacji z wycieczki w dowolnym momencie przed jej rozpoczęciem (tzw. odstąpienie od umowy). Turysta, aby zrezygnować z wyjazdu, nie potrzebuje żadnego szczególnego powodu, choć oczywiście zwykle go ma.

Nie oznacza to jednak, że rezygnacja z wycieczki jest bezpłatna – wręcz przeciwnie. To samo dotyczy oczywiście sytuacji przerwania podróży.

Zasada jest prosta: czym później przed rozpoczęciem imprezy turystycznej nastąpi rezygnacja z wycieczki, tym większą „karę” zapłaci turysta na rzecz biura.

Wynika to oczywiście z faktu, że czym później podróżnik rezygnuje, tym mniejsze są szanse na znalezienie innego klienta w to miejsce. Dlatego właśnie bardzo ważne jest, aby zgłosić chęć rezygnacji jak najszybciej.

Kiedy biuro podróży może odwołać wyjazd? 

Sytuacje, w których to biura podróży odwołują zaplanowane wcześniej wyjazdy, są stosunkowo rzadkie. Kiedy więc biuro podróży może odwołać wyjazd?

Przede wszystkim – na skutek wystąpienia nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności występujących w miejscu docelowym lub jego najbliższym sąsiedztwie. Chodzi o okoliczności, które mają znaczący wpływ na realizację imprezy turystycznej lub przewóz podróżnych do miejsca docelowego. Wpraktyce może to oznaczać wiele różnych sytuacji.

Jeszcze do niedawna powodem zwykle była pandemia, kolejno problemem okazywały się m.in. strajki w lotnictwie oraz rosyjska inwazja na Ukrainę. Oczywiście powodem odwołania wycieczki może być też np. niezgłoszenie się wystarczającej liczby uczestników, problemy po stronie dostawcy zakwaterowania lub środków transportu oraz szereg innych czynników, trudnych do przewidzenia, ale mających wpływ na realizację imprezy.

Klient biura podróży ma też prawo zdecydować się na udział w imprezie zastępczej o tym samym lub wyższym standardzie.  W praktyce jednak czym mniej czasu zostało do wyjazdu, tym trudniej może być touroperatorowi zapewnić turyście satysfakcjonującą wycieczkę w zamian. Wszystko zależy jednak od indywidualnych ustaleń między stronami.

Rezygnacja z wycieczki. Zwrot zaliczki

Każde biuro podróży reguluje kwestię kosztów, jakie będzie musiał ponieść podróżnik w razie zrezygnowania z zakupionej wycieczki. Turysta musi się więc liczyć z tym, że możliwa do odzyskania kwota będzie odrobinę inna, w zależności od tego, u którego touroperatora wykupił wycieczkę.

Zasadniczo jednak: czym później klient zrezygnuje z wycieczki, tym więcej będzie musiał zapłacić na rzecz biura.  

Poniżej przyjrzeliśmy się regulacjom trzech popularnych biur podróży – ITAKI, Rainbow Tours oraz TUI. 

Biuro podróży ITAKA 

W Itace podróżnik może odstąpić od umowy zawartej z biurem w każdym czasie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej. Jeśli Podróżny zdecyduje się na odstąpienie od umowy, będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz ITAKI opłaty za odstąpienie od umowy. Określa ją i pobiera biuro zgodnie z art. 47 ust. 2 ustawy. 

Średnie opłaty za odstąpienie od umowy w przypadku wykupienia wycieczki w ITACE – względem całkowitej wartości zawartej umowy – wyglądają jak poniżej: 

Itaka oferuje też podróżnikom propozycje wycieczek z tzw. oferty bezzwrotnej. Decydując się na taką ofertę, podróżnik musi liczyć się z faktem, że koszty odstąpienia od umowy wiążą się z opłatami poniesionymi przez Biuro Podróży na rzecz dostawców. Na cenę takiej imprezy składają się przede wszystkim bezzwrotne koszty zakwaterowania i transportu poniesione przez biuro.

Równocześnie Itaka informuje, że średnie opłaty za odstąpienie od umowy z oferty bezzwrotnej – względem całkowitej wartości ceny imprezy – wyglądają jak poniżej: 

Biuro podróży Rainbow Tours 

Klienci biura Rainbow Tours mogą odstąpić od umowy w każdym czasie przed rozpoczęciem wycieczki (imprezy turystycznej). Odstąpienie od umowy wymaga zachowania formy pisemnej i doręczenia do biura. W razie rezygnacji podróżnik będzie musiał uiścić na rzecz biura opłatę z tytułu odstąpienia od umowy.

Jej zryczałtowaną wysokość wylicza się od ceny imprezy pomniejszonej o składkę na Turystyczny Fundusz Pomocowy oraz ubezpieczenie od kosztów rezygnacji). Stawki opłaty przedstawiamy w tabeli poniżej. 

Opłata wiążąca się z rezygnacją, jest przez biuro potrącana z wpłaty, której podróżnik już dokonał. Biuro informuje również, że każdorazowo do opłaty dolicza bezzwrotną składkę na Turystyczny Fundusz Pomocowy oraz składkę na ubezpieczenie od kosztów rezygnacji (jeśli turysta takowe wykupił). Składki te również biuro potrąca z dokonanej wpłaty.  

Dodatkowo Rainbow umożliwia swoim klientom rezygnację z wykupionych wycieczek dodatkowych (fakultatywnych). Taka rezygnacja jest możliwa bez dodatkowych kosztów, jeśli podróżnik zgłosi ją co najmniej jeden dzień przez rozpoczęciem imprezy głównej. Po rozpoczęciu wycieczki głównej opłata za odstąpienie od uczestnictwa w imprezie fakultatywnej to 100% jej ceny. 

Biuro podróży TUI 

Klienci korzystający z usług touroperatora TUI także mają oczywiście możliwość odstąpienia od zawartej z biurem umowy. Takie oświadczenie trzeba złożyć pisemnie, np. w punkcie sprzedaży, w którym turysta wykupił wycieczkę.

W przypadku biura podróży TUI koszty odstąpienia od umowy kształtują się jak poniżej: 

Równocześnie touroperator informuje, że w razie rezygnacji z wycieczki kupionej w ofercie last minute, TOP, ofert specjalnych, oszczędnościowych, ofert dnia oraz rejsów, odstąpienie od umowy będzie wiązało się z kosztami jak poniżej:

Jak wygląda zwrot zaliczki w razie rezygnacji z wakacji?

Rezygnacja z wycieczki niesie ze sobą konieczność jak najszybszego poinformowania o tym fakcie touroperatora. Należy przygotować pisemne odstąpienie od umowy, podpisać i złożyć w biurze podróży lub ewentualnie – wysłać mailowo.

Oświadczenie powinno zawierać numer konta, na który zrealizowany zostanie zwrot pieniędzy. Zdecydowanie rekomendujemy, aby poprosić biuro podróży o potwierdzenie odbioru pisma.

Termin zrezygnowania z imprezy jest kluczowy, bo jak już wiesz, to od liczby dni przed datą podroży, będzie zależała wysokość opłaty za odstąpienie od uczestnictwa – pobierana ona jest przez biuro podróży zgodnie z przepisami Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

Zwrot zaliczki lub wpłaconej kwoty, pomniejszony o stosowną opłatę związaną z terminem zrezygnowania z wyprawy, zwykle powinien nastąpić w ciągu 14 dni – od daty doręczenia pisma do touroperatora.

Ubezpieczenie kosztów rezygnacji – na czym polega?

Rezygnacja z wycieczki zwykle jest dla podróżnika stresująca. Na szczęście istnieje sposób, aby ograniczyć lub całkowicie zniwelować finansowe konsekwencje takiej decyzji. Każdy podróżnik może bowiem skorzystać z ubezpieczenia rezygnacji z wycieczki.

Towarzystwa ubezpieczeniowe oferują ubezpieczenie kosztów rezygnacji, które pozwala odzyskać sumy stracone na rezygnacji z wyjazdu.

Jeśli z powodów, które ubezpieczyciel zawarł w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU), dojdzie do konieczności rezygnacji z wyjazdu lub też przerwania imprezy, towarzystwo ubezpieczeniowe pokryje wszystkie koszty wynikające z takich okoliczności. W ramach tego ubezpieczenia ochroną można objąć m.in.:

• anulowanie noclegów,

• anulowanie biletów,

• przerwanie podróży,

• opłaty za dokonywanie zmiany, np. w rezerwacji czy terminie podróży,

• zakup biletów na wydarzenia o charakterze kulturalnym i sportowym,

• wynajem samochodu lub czarter jachtu,

• uczestnictwo w konferencjach i szkoleniach.

Co ważne, ubezpieczenie od kosztów rezygnacji z podróży obejmuje nie tylko wycieczki zakupione u touroperatorów, ale także te organizowane samodzielnie. Ochroną można objąć również wyjazdy służbowe, niezależnie od czasu ich trwania. Taką polisę należy wykupić możliwie szybko, najlepiej tuż po zakupie samej wycieczki.

To, ile kosztuje ubezpieczenie turystyczne od kosztów rezygnacji, zależy od wielu czynników – rodzaju ubezpieczanej wycieczki, ceny imprezy turystycznej, wybranego wariantu polisy, liczby ubezpieczonych osób, czy dobranych dodatkowo rozszerzeń ochrony.

Zasadniczo jednak inwestycja kilkudziesięciu lub kilkuset złotych w polisę może ochronić nasze finanse, gdy przed datą wyjazdu okaże się, że zachodzi konieczność rezygnacji z udziału w imprezie turystycznej.

Ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży zapewnia bezpieczeństwo finansowe w przypadku rezygnacji z wyjazdów planowanych z wyprzedzeniem. Gwarantuje szeroki zakres ochrony.

Zdecydowanie warto rozszerzyć o nie swoją standardową polisę na wyjazd, która zwykle uwzględnia koszty leczenia, ratownictwa, NNW i Assistance. Koszty rezygnacji – pod kątem finansowym – uczynią wyjazd jeszcze bezpieczniejszym.

Sprawdź ubezpieczenie turystyczne

Co dokładnie oznacza rezygnację z wyjazdu?

Ubezpieczenie od kosztów rezygnacji z zaplanowanej wcześniej podróży obejmuje ochroną wszystkie koszty, jakie osoba ubezpieczona zmuszona jest ponieść w wyniku odwołania wyjazdu. Do najważniejszych punktów uzasadniających odwołanie należą:

• Anulowanie rezerwacji noclegu oraz biletów – ubezpieczenie od rezygnacji z podróży zapewnia ochronę w przypadku konieczności odwołania rezerwacji biletów lotniczych, autokarowych, kolejowych, czy promowych. Przyda się również wtedy, gdy będziemy zmuszeni anulować rezerwację noclegu.

• Rezygnacja z wycieczki, udziału w imprezach masowych i turystycznych, konferencjach i szkoleniach – jeśli z powodów, które zostały uwzględnione w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU) danego ubezpieczyciela, zrezygnujemy z zaplanowanej wycieczki, ubezpieczyciel zwróci nam koszty, jakie będziemy musieli ponieść w wyniku zerwania umowy z biurem podróży.

• Zmiany związane z rezygnacją współuczestnika podróży – jeśli nie planowaliśmy wyjazdu z pojedynkę, a osoba, która miała nam w jego trakcie towarzyszyć zrezygnuje z podróży, odwołując się do powodów, które obejmuje polisa, ubezpieczyciel wypłaci nam zwrot poniesionych kosztów.

• Przerwanie uczestnictwa w imprezie turystycznej - jeśli z powodów, które ubezpieczyciel uzna za uzasadnione, nie będziemy mogli kontynuować rozpoczętej podróży, towarzystwo ubezpieczeniowe pokryje związane z tym koszty.

Wypowiedź eksperta

Polisę od kosztów rezygnacji trzeba zakupić odpowiednio wcześniej – najlepiej zaraz po wykupieniu wycieczki. Towarzystwa ubezpieczeniowe wskazują, że polisę od kosztów rezygnacji z podróży można wykupić na określoną liczbę dni przed wyjazdem – zwykle jest to 30 dni. Każdy ubezpieczyciel ma jednak własne regulacje w tym zakresie - trzeba sprawdzić je w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia.

Patrycja Pałka, Specjalista ds. ubezpieczeń turystycznych

Kiedy można zrezygnować z podróży?

Towarzystwo ubezpieczeniowe zwróci nam koszty poniesione w wyniku przerwania lub rezygnacji z podróży, jeżeli powód odwołania będzie związany z nagłą, nieprzewidzianą sytuacją, która pozostaje niezależna od osoby ubezpieczonej. 

Szczegółowe informacje na temat tego, co do takich sytuacji się zalicza, znajdziemy w Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia (OWU) każdego towarzystwa. Do najczęstszych powodów uprawniających do skorzystania z polisy od kosztów rezygnacji należą:

• Nieszczęśliwy wypadek lub nagła choroba – dotyczy to jednak nie tylko samej ubezpieczonej osoby, lecz również współuczestników planowanego wyjazdu oraz bliskich. Nagłe zachorowanie musi jednak wiązać się z tym, że ubezpieczony nie wyzdrowieje przed datą wyjazdu.

• Utrata dokumentów w wyniku kradzieży – rezygnacja z wyjazdu będzie uznana i uzasadniona także wtedy, gdy wskutek kradzieży stracimy niezbędne do odbycia podróży dokumenty (dowód osobisty, paszport, wizę). Kradzież musi być jednak udokumentowana.

• Śmierć – w chwili śmierci ubezpieczonego, polisa pokryje wszelkie koszty wynikające z zerwania umowy z biurem podróży (także wtedy, gdy zgon nastąpi w wyniku choroby przewlekłej). W przypadku śmierci współuczestnika lub osoby bliskiej, polisa pokryje koszty odwołania imprezy turystycznej, jeśli do zdarzenia doszło w okresie  maksymalnie od 45-60 dni (zależnie od ubezpieczyciela) poprzedzających termin planowanego wyjazdu.

• Poważne zdarzenia losowe – wszelkie zdarzenia, do których dochodzi nagle i które nie są zależne od ubezpieczonego. Dodatkowo muszą one wymagać obecności osoby ubezpieczonej na miejscu zdarzenia. Przykładem są: zalanie mieszkania, włamanie, pożar, huragan. Wystąpienie takich zdarzeń nie może mieć jednak miejsca w terminie dłuższym niż 14 dni przed datą wyjazdu.

• Komplikacje związane z ciążą – tylko wtedy, jeśli wystąpiły nagle oraz już po zawarciu umowy ubezpieczeniowej. W tym przypadku również dotyczy to osób bliskich oraz  współpodróżnych.

Inne przykłady powodów uzasadnionego odwołania imprezy turystycznej, które uznaje większość ubezpieczycieli, to:

• utrata pracy,

• wyznaczenie terminu pobytu w sanatorium (w ramach NFZ),

• reakcja alergiczna na obowiązkowe szczepienie,

• otrzymanie wezwania do sądu,

• ustalenie przez uczelnię wyższą (lub szkołę) warunkowego egzaminu (koniecznego do kontynuacji nauki),

• rozpoczęcie pracy (w przypadku osób wcześniej bezrobotnych).

W czym pomoże UOKiK? Gdzie szukać pomocy, gdy biuro podróży nie wywiązuje się ze zobowiązań? 

Rezygnacja z wycieczki a zwrot zaliczki – to ważna, ale niestety nie jedyna kwestia, która może spędzać sen z powiek podróżnikom korzystających z usług biur podróży. W praktyce spory z touroperatorami nie są rzadkością. Turyści nie zgadzają się z biurami w wielu przypadkach.

Sytuacje generujące poważne nieporozumienia to m.in. odwołanie wycieczki przez touroperatora lub rezygnacja z wyjazdu przez podróżnika, zmiana miejsca wylotu, zmiana daty wylotu, czy zakwaterowanie podróżnika w hotelu niegodnym z ofertą.

Powodem sporów jest zwykle odmowa zwrotu wpłaconych środków czy ich części, lub wypłaty odszkodowania czy zadośćuczynienia przez biuro.  

Klient biura podróży nie jest oczywiście w relacjach z biurem z góry skazany na porażkę. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami przysługuje mu szereg praw reklamacyjnych. Reklamować można każdą niezgodność wyjazdu z zawartą umową, w tym m.in.:

• warunki panujące w hotelu,

• wyżywienie,

• dodatkowe atrakcje,

• transport,

• wszelkie udogodnienia, które zgodnie z ofertą miały zostać zapewnione turyście na miejscu (basen, kort tenisowy itp.).  

Oprócz tego, jak już wspominaliśmy, z odrębnymi regulacjami mamy do czynienia gdy touroperator odwoła wyjazd. W takich przypadkach turysta powinien otrzymać zwrot ceny imprezy (wpłaty, opłaty) w ciągu 14 dni od odwołania imprezy turystycznej lub zdecydować się na udział w imprezie zastępczej o tym samym lub wyższym standardzie.  

Co jednak, jeśli biuro odrzuci reklamacje i nie uzna roszczeń turysty? W takich przypadkach pomocna może być instytucja Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów – miejscy i powiatowi rzecznicy praw konsumenta. Po tym, jak turysta zgłosi się do rzecznika, przejmie on kontakt z biurem podróży, wyznaczy mu 14-dniowy termin na odpowiedź i będzie nadzorował cały dalszy przebieg sporu.